Les rapports d’opérations d’archéologie préventive constituent des documents administratifs communicables au public selon la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public.

L'Inrap est investi du droit de diffuser ces rapports d'opération, élaborés sous l'autorité d'un responsable d'opération faisant partie de ses effectifs, dans le cadre des espaces scientifiques de son portail web, étant rappelé que le principe et la structure de ce dernier ont été adoptés par le conseil d'administration du 7 décembre 2005 (programme d'activité scientifique de l'Inrap pour 2006). Cette diffusion en ligne est assurée sans réécriture ni retouche des rapports et après évaluation scientifique par la CIRA. Elle ne constituera en aucun cas un obstacle à une publication monographique du site qui pourra se faire dans les supports de diffusion habituels.

Ce processus de mise en ligne concerne en priorité les rapports d’opération de fouille de l’Inrap, dont le nombre peut être évalué à environ 250 chaque année. Dans de rares cas, lorsque l’intérêt scientifique des ensembles mis au jour lors des diagnostics le justifie et qu’aucune opération de fouille n’a été programmée sur les sites considérés, la mise en ligne de certains rapports de diagnostic pourra également être envisagée.

Dans un souci de continuité des activités de l’institut, est également prévue la mise en ligne progressive de documents finaux de synthèse (DFS) de l’Afan, dans la mesure où ils constituent la mémoire des activités d’archéologie préventive sur le territoire national. Dans ce cas, l’accord des responsables des opérations concernées est nécessaire.

Pour être communiqués, ces documents doivent néanmoins répondre à certaines conditions :

• ils ne doivent pas contenir d’appréciations ou de jugements de valeur sur des personnes physiques ou morales nommément désignées ou facilement identifiables ;
• ils doivent être achevés : ils devront préalablement avoir été remis aux services régionaux de l’archéologie, qui aura fait procéder à leur évaluation scientifique par les Commissions interrégionales de la recherche archéologique (CIRA) ;
• sont exclus les documents dont l’accès pourrait porter atteinte à la conservation d’un site (arrêté du 28 août 1980, art. 1er).

La consultation et l’utilisation de ces rapports s’effectue dans le respect des dispositions du code de la propriété intellectuelle relatives aux droits des auteurs, ce qui implique diverses contraintes auxquelles sont soumis tous les consultants et utilisateurs.

Ainsi plus particulièrement, en application de l'article L.122-5 du code de la propriété intellectuelle :

• les prises de notes et les copies ou autres formes de reproduction sont autorisées dans la mesure où elles sont strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective ;
• toute reproduction du texte, accompagnée ou non de photographies, cartes ou schémas, n’est possible que dans le cadre de courtes citations qui doivent être justifiées, par exemple par le caractère scientifique de l'œuvre à laquelle elles sont incorporées et sous réserve de l'indication claire du nom de l'auteur et de la source (références exactes et complètes de l’auteur, de son organisme d'appartenance et du rapport) ;
• la représentation ou la reproduction d'extraits est possible à des fins exclusives d'illustration dans le cadre de l'enseignement et de la recherche, dès lors que le public auquel elle est destinée est composé majoritairement d'élèves, d'étudiants, d'enseignants ou de chercheurs directement concernés et que son utilisation ne donne lieu à aucune exploitation commerciale.

Le non-respect de ces règles constitue le délit de contrefaçon prévu et sanctionné par les articles L.335-2, L.335-3 et suivants du code de la propriété intellectuelle.

Les rapports sont des œuvres protégées par le droit d’auteur et, en particulier, par les dispositions de la loi n° 2006-961 du 1er août 2006 relative au droit d’auteur et aux droits voisins dans la société de l’information. Ces documents répondent en effet aussi bien aux critères adoptés par l’avis du Conseil d’État (œuvres dont la création fait l’objet même du service) qu’à ceux fixés par la loi de 2006 (œuvres que les agents publics créent dans l’exercice de leurs fonctions ou d’après les instructions reçues).

La mise en ligne d’un rapport peut s’articuler avec un projet de publication. Ainsi, après relecture et vérification des critères de communicabilité des rapports en interne, les responsables doivent se prononcer sur les suites à donner à leur opération. Ils peuvent décider :

• soit de se limiter à la rédaction de la courte notice destinée à informer la communauté scientifique des résultats principaux de cette opération ; cette notice ouvrira sur le rapport mis en ligne ;
• soit de proposer la rédaction d'un article, d'un volume le plus souvent inférieur à 30 pages, nécessitant la mise en place de moyens inférieurs ou égaux à 20 jours/homme (PUI) ;
• soit de proposer la rédaction d'une publication plus importante, pour des sites ou des fouilles majeures justifiant la mise en œuvre de moyens plus conséquents (PUS).

Dans le cadre de réunions annuelles organisées par la direction scientifique et technique, en région, associant les responsables d’opération concernés, les autres personnes éventuellement impliquées dans ces projets de publication, les gestionnaires de documentation, les adjoints scientifiques et techniques, le directeur interrégional, est procédé à la validation des souhaits émis ainsi qu’au cadrage et à la programmation de ces opérations de publications et de diffusion :

• la réalisation des petites publications devra être programmée dans un délai maximum de 2 ans ; la mise en ligne du rapport pourra alors être différée, si le responsable d’opération en exprime le souhait, jusqu'à la date prévue pour l'achèvement du manuscrit ; au delà de ce délai, la mise en ligne du rapport sera effectuée ;
• la réalisation des publications nécessitant des moyens plus conséquents devra être programmée dans un délai maximum de 2 ans et achevée dans un délai maximum de 5 ans ; elle fera l'objet d'une demande de PAS ; la réunion annuelle programmée dans les interrégions permettra de suivre l'évolution de ces projets ; la mise en ligne du rapport pourra alors être différée, si le responsable d’opération en exprime le souhait, jusqu'à la date prévue pour l'achèvement du manuscrit ; au delà de ce délai, la mise en ligne du rapport sera effectuée.

Les gestionnaires de documentation font suivre à la direction scientifique et technique les rapports à mettre en ligne (au format papier pour numérisation ou directement au format numérique) après avoir renseigné le catalogue Dolia. Le responsable des espaces scientifiques valide et procède à leur mise en ligne, après avoir vérifié une dernière fois la conformité des documents avec la loi mais également avec les normes propres à l’institut. Ils seront alors accessibles à toute personne sur l’Internet après authentification, sans retouches (à l’exception de la suppression des inventaires réglementaires) et au format PDF (taille optimisée pour un affichage en ligne).